I. ĐẶC ĐIỂM CỦA BIÊN BẢN
1. Đọc các văn bản sau đây:
2. Trả lời câu hỏi
a) Biên bản ghi lại những sự việc gì? (mục đích)
b) Biên bản cần phải đạt những yêu cầu gì về nội dung và hình thức?
c) Văn bản 1 là biên bản hội nghị, văn bản 2 là biên bản sự vụ. Em hãy kể tên một số loại biên bản thường gặp trong thực tế.
Trả lời:
a) 2 văn bản này ghi lại những sự việc đang hoặc vừa xảy ra (Trong chi đội, công an giao thông), cụ thể:
– Văn bản 1: Diễn biến cuộc họp sinh hoạt chi đội tuần 6.
– Văn bản 2: Buổi làm việc công an giao thông trả lại phương tiện phạm lỗi cho chủ sở hữu.
b) Một văn bản hành chính kể trên muốn đạt chuẩn phải đảm bảo:
Về nội dung: Chính xác, trung thực, đầy đủ thông tin khách quan. Người ghi phải chịu trách nhiệm về tính xác thực của nó.
Về hình thức: Ngắn gọn, rõ ràng, chặt chẽ về bố cục gồm:
- Phần mở đầu:
+ Quốc hiệu, tiêu ngữ.
+ Tên văn bản.
+ Thời gian, địa điểm, thành phần tham dự.
- Phần nội dung: Thuật lại diễn biến, kết quả sự việc.
- Phần kết thúc:
+ Thời gian kết thúc, chữ ký, họ tên của người trách nhiệm chính, người ghi văn bản.
+ Những văn bản và hiện vật kèm theo (nếu có)
c) Văn bản hội nghị, sự vụ là những loại biên bản thường gặp trong cuộc sống. Ngoài ra còn có thể gặp một số loại biên bản trong thực tế như:
– Nghiệm thu.
– Bàn giao công việc.
– Thanh lý hợp đồng.
– Giao nhận hàng hóa.
II. CÁCH VIẾT BIÊN BẢN
Đọc lại các văn bản ở mục I và trả lời các câu hỏi sau:
Câu 1: Phần mở đầu của biên bản gồm những mục gì? Tên của biên bản được viết như thế nào? (Chú ý: Các loại văn bản khác nhau có cách ghi khác nhau)
Trả lời:
Phần mở đầu của biên bản gồm các nội dung sau:
– Tên quốc hiệu, tiêu ngữ.
– Tên văn bản.
– Thời gian, địa điểm.
– Thành phần tham dự và chức danh.
Ví dụ với văn bản 1:
– Tên quốc hiệu, tiêu ngữ: Liên đội TNTP Hồ Chí Minh/ Trường THCS Kết Đoàn/Chi đội lớp 9D.
– Tên văn bản: Sinh hoạt chi đội, Tuần 6
– Thời gian, địa điểm: Khai mạc lúc 10h, ngày 7 tháng 10 năm 2005.
– Thành phần tham dự: 43 bạn đội viên chi đội 9D; đại biểu: Trần Thị Thanh Hà – Liên đội trường; Chủ tọa: Lê Thành Sơn; Thư ký: Phan Thị Thùy Linh.
Tên biên bản thường được viết bằng chữ in hoa, cỡ chữ to.
Câu 2: Phần nội dung biên bản gồm những mục gì? Nhận xét cách ghi những nội dung này trong biên bản. Tính chính xác, cụ thể của biên bản có giá trị như thế nào?
Trả lời:
Phần nội dung của mỗi loại sẽ khác nhau. Nhưng đều bao gồm những mục cơ bản sau:
– Diễn biến sự việc.
– Kết quả sự việc.
Khi ghi những nội dung này cần phải chính xác, khách quan theo trình tự thời gian. Đặc biệt không sử dụng những từ ngữ ẩn dụ, nhân hóa làm người đọc có thể hiểu thành một ý nghĩa khác.
Chẳng hạn với văn bản số 2 ghi rõ:
– Tiến hành lập biên bản trả lại giấy tờ, tang vật, phương tiện vi phạm hành chính cho ông (bà) hoặc tổ chức,….
– Giấy tờ, tang vật, phương tiện vi phạm hành chính được trả lại bao gồm:
Khác với các thể loại văn bản tự sự, biểu cảm, văn bản kể trên phải đảm bảo nội dung mang tính khách quan, chính xác, không xen lẫn yếu tố tình cảm. Bởi đây chính là căn cứ để người đọc nắm rõ nội dung thông tin một cách chính xác nhất.
Câu 3: Phần kết thúc biên bản có những mục nào? Mục ký tên dưới cùng nói lên điều gì?
Trả lời:
Phần kết thúc văn bản bao gồm các mục:
– Thời gian kết thúc.
– Chữ ký, họ tên của các thành viên có trách nhiệm chính.
– Những văn bản hoặc hiện vật kèm theo (nếu có).
Mục ký tên dưới văn bản là phần bắt buộc nhằm xác nhận vai trò của những người tham dự, thể hiện trách nhiệm của họ đối với nội dung trong đã nêu.
Câu 4: Lời văn của biên bản phải như thế nào?
Trả lời
Lời của văn bản phải thật sự chính xác, rõ ràng, ngắn gọn, chặt chẽ, đầy đủ nội dung, thông điệp muốn truyền tải. Chẳng hạn: Bạn Lê Thành Sơn thay mặt Ban chỉ huy chi đội đánh giá hoạt động của chi đội trong tuần qua. Về học tập….. Về nề nếp, vệ sinh môi trường”
III. LUYỆN TẬP
Câu 1:
Hãy lựa chọn những tình huống cần viết biên bản trong các trường hợp sau:
a) Diễn biến và kết quả của Đại hội chi đội (hoặc chi đoàn).
b) Nguyện vọng và đề nghị của lớp gửi đế thầy Hiệu trưởng.
c) Một vụ tai nạn giao thông.
d) Nghiệm thu phòng thí nghiệm.
e) Một nhóm học sinh tự ý tổ chức đi tham quan, không xin phép cô giáo chủ nhiệm.
Trả lời
Dựa vào đặc điểm của biên bản đã được học có thể thấy các tình huống cần viết gồm:
a) Diễn biến và kết quả của Đại hội chi đội (hoặc chi đoàn) – Biên bản hội nghị.
c) Một vụ tai nạn giao thông – Biên bản sự vụ.
d) Nghiệm thu phòng thí nghiệm – Biên bản nghiệm thu.
Đối với trường hợp (b) các em học sinh cần viết đơn, trường hợp (e) phải viết bản kiểm điểm.
Câu 2: Hãy ghi lại phần mở đầu, các mục lớn trong phần nội dung, phần kết thúc của biên bản cuộc họp giới thiệu đội viên ưu tú của chi đội cho Đoàn TNCS Hồ Chí Minh.
Trả lời
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BIÊN BẢN CUỘC HỌP GIỚI THIỆU ĐỘI VIÊN ƯU TÚ
CHO ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH – CHI ĐỘI LỚP 9C
TRƯỜNG THCS TRUNG HÒA
Thời gian và địa điểm:
- Khai mạc: 9h ngày 21 – 1 – 2022
- Địa điểm: Phòng học lớp 9C – Trường THCS Trung Hòa
Thành phần tham dự và chức trách:
- Số người tham dự: 40 người.
- Anh Phan Khôi Nguyên – Tổng phụ trách Đội.
- Cô Nguyễn Thị Ngọc Hà – Giáo viên chủ nhiệm lớp 9C
- Hà Minh Thủy – Chi đội trưởng
- Thư Ký: Lê Lam Giang.
- Toàn bộ ban chỉ huy Đội và các bạn đội viên.
- Số người vắng mặt: Không
Lý do cuộc họp: Giới thiệu một số đội viên ưu tú của chi đội lớp 9C vào Đoàn TNCS Hồ Chí Minh.
Nội dung và diễn biến cuộc họp:
- Nêu tiêu chuẩn đánh giá một người đội viên ưu tú, xứng đáng đứng vào hàng ngũ Đoàn TNCS Hồ Chí Minh. Người trình bày: Hà Minh Thủy – Chi đội trưởng.
- Thảo luận.
- Đề cử và biểu quyết.
- Đại biểu phát biểu ý kiến.
- Kết thúc.
Chi đội trưởng công bố danh sách những đội viên ưu tú giới thiệu cho Đoàn TNCS Hồ Chí Minh.
Cuộc họp kết thúc lúc 11h30.
|
Chi đội trưởng (Ký ghi rõ họ tên) |
Thư ký cuộc họp (Ký ghi rõ họ tên) |
Hy vọng với nội dung bài học trên đây các em đã biết biên bản gồm những thông tin gì. Chúc các em học tốt.